Wersja 1.0 · Obowiązuje od 30-05-2026
Ostatnia aktualizacja: 30 kwietnia 2026 r.
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ruby Logic Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej (43-300) przy ul. Aleksandrowickiej 35, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000933511, kapitał zakładowy: 50.000 złotych, NIP: 5472228121, REGON: 520477998 (dalej: „Administrator" lub „Ruby Logic").
Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: [email protected]
Ruby Logic wdrożyła i utrzymuje System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI) zgodny z normą ISO/IEC 27001:2022, obejmujący procesy związane z wytwarzaniem, rozwojem, utrzymaniem i udostępnianiem Oprogramowania Action Audit.
Niniejsza Polityka prywatności dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z usługi Action Audit, obejmującej:
Polityka obejmuje:
- użytkowników posiadających konto w Systemie (dalej: „Użytkownicy"),
- klientów (firmy), które zawarły umowę licencyjną lub korzystają z Okresu ewaluacyjnego (dalej: „Klienci").
Przetwarzanie danych odwiedzających stronę action-audit.com (bez logowania), korzystających z formularza kontaktowego lub newslettera reguluje odrębny dokument: Polityka prywatności strony action-audit.com.
Ruby Logic pełni dwie odrębne role w zakresie ochrony danych osobowych:
| Zakres danych | Rola Ruby Logic | Opis |
|---|---|---|
| Dane kont Użytkowników (imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu) | Administrator danych osobowych | Ruby Logic samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania tych danych — są one niezbędne do prowadzenia kont i świadczenia Usługi. |
| Dane Klienta (treści wprowadzane do Systemu: zadania, audyty, pomysły, komentarze, załączniki itp.) | Podmiot przetwarzający (procesor) na zlecenie Klienta | Ruby Logic przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia Usługi, na udokumentowane polecenie Klienta (administratora), na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA). |
| Dane | Źródło |
|---|---|
| Imię i nazwisko | Rejestracja konta / zaproszenie przez Administratora Klienta |
| Adres e-mail | Rejestracja konta |
| Numer telefonu | Rejestracja w Aplikacji mobilnej |
| Adres IP | Automatycznie |
| Dane o aktywności w Systemie (logowania, akcje) | Automatycznie |
| Dane o urządzeniu (typ, wersja systemu, identyfikator) | Automatycznie (Aplikacja mobilna) |
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Prowadzenie konta Użytkownika, uwierzytelnianie, autoryzacja dostępu | Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy |
| Świadczenie Usługi (dostęp do Platformy, Aplikacji mobilnej, Kiosku) | Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy |
| Obsługa Okresu ewaluacyjnego (trial) | Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy (Regulamin usługi) |
| Komunikacja z Użytkownikiem (powiadomienia systemowe, wsparcie techniczne) | Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy |
| Wystawianie faktur, rozliczenia, obowiązki podatkowe i rachunkowe | Art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny |
| Zapewnienie bezpieczeństwa IT (logi systemowe, monitoring dostępu) | Art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo) |
| Marketing bezpośredni do istniejących Klientów | Art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes |
| Spełnienie obowiązków wynikających z RODO | Art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny |
W odniesieniu do treści wprowadzanych do Systemu przez Użytkowników (zadania, audyty, pomysły, zmiany inżynieryjne, komentarze, załączniki), Ruby Logic działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający (procesor) na zlecenie Klienta (administratora) w rozumieniu art. 28 RODO.
Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA SaaS), stanowiąca odrębny dokument akceptowany przez Klienta przy rejestracji lub podpisywany w ramach Umowy licencyjnej.
Pytania dotyczące celu i zakresu przetwarzania treści wprowadzanych do Systemu należy kierować do swojej firmy (Klienta), która jest administratorem tych danych.
Jeśli korzystasz z Action Audit jako pracownik lub współpracownik firmy, która wykupiła licencję lub korzysta z Okresu ewaluacyjnego:
Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
Ruby Logic nie sprzedaje danych osobowych osobom trzecim.
Dane osobowe przetwarzane są co do zasady na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Podstawowe przetwarzanie (hosting, bazy danych, kopie zapasowe) odbywa się w centrach danych zlokalizowanych w EOG.
W przypadku konieczności przekazania danych poza EOG, transfer odbywa się wyłącznie na podstawie:
Na podstawie RODO przysługują Pani/Panu następujące prawa:
| Prawo | Opis |
|---|---|
| Prawo dostępu (art. 15) | Uzyskanie informacji o przetwarzaniu i kopii danych. |
| Prawo do sprostowania (art. 16) | Żądanie poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych. |
| Prawo do usunięcia (art. 17) | Żądanie usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w RODO. |
| Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18) | Żądanie ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach. |
| Prawo do przenoszenia danych (art. 20) | Otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. |
| Prawo do sprzeciwu (art. 21) | Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym marketingu bezpośredniego. |
| Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3) | Cofnięcie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem. |
| Prawo do wniesienia skargi (art. 77) | Wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. |
Żądanie można skierować:
Żądanie zostanie zrealizowane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca od otrzymania. W przypadku skomplikowanych żądań termin może zostać przedłużony o kolejne 2 miesiące, o czym zostaniesz poinformowana/poinformowany w ciągu pierwszego miesiąca.
Przed realizacją żądania możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości w sposób proporcjonalny do rodzaju żądania.
Uwaga: W zakresie danych, których administratorem jest Twoja firma (treści w Systemie), żądania należy kierować bezpośrednio do firmy. Ruby Logic zrealizuje żądanie firmy (jako administratora) zgodnie z DPA.
| Kategoria danych | Okres retencji | Podstawa |
|---|---|---|
| Dane kont Użytkowników | Przez okres obowiązywania konta + 30 dni na usunięcie po zamknięciu konta | Umowa, art. 17 RODO |
| Dane Klientów (kontrahentów B2B) | Przez okres obowiązywania umowy + 5 lat (przedawnienie roszczeń) | Kodeks cywilny |
| Dane z Okresu ewaluacyjnego (trial) | Usunięcie w ciągu 30 dni od zablokowania dostępu (brak funkcji eksportu w trialu) | Regulamin usługi |
| Dokumentacja podatkowa i rachunkowa | 5 lat od końca roku podatkowego | Ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości |
| Logi systemowe (dostęp, aktywność) | Maks. 12 miesięcy, chyba że wymaga tego dochodzenie incydentu | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Dane Klienta (treści w Systemie) | Zgodnie z DPA — eksport 30 dni po zakończeniu umowy, usunięcie w kolejnych 30 dniach | DPA SaaS |
Ruby Logic wdraża środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO i normą ISO/IEC 27001:2022, w tym:
Więcej informacji o naszym podejściu do bezpieczeństwa zawiera publiczna Polityka Bezpieczeństwa Informacji.
Ruby Logic nie stosuje profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO wobec Użytkowników Usługi.
Ruby Logic zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, funkcjonalności Systemu lub praktyk przetwarzania danych.
O istotnych zmianach poinformujemy:
- poprzez powiadomienie w Systemie,
- poprzez wiadomość e-mail do Administratora Klienta.
| Dokument | Opis |
|---|---|
| Polityka prywatności strony action-audit.com | Przetwarzanie danych odwiedzających stronę, formularz kontaktowy, newsletter |
| Regulamin usługi Action Audit | Ogólne zasady korzystania z Usługi |
| Regulamin użytkownika końcowego Action Audit | Zasady korzystania z Usługi przez Użytkowników |
| Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA SaaS) | Zasady powierzenia przetwarzania danych przez Klienta |
| Polityka prywatności i cookies — strona action-audit.com | Zasady przetwarzania danych i plików cookies na stronie |
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych:
Ruby Logic Poland Sp. z o.o.
ul. Aleksandrowicka 35, 43-300 Bielsko-Biała
E-mail: [email protected]
Strona: https://action-audit.com
Pierwotnym językiem niniejszej Polityki jest język polski. W przypadku rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzyga wersja polska, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.